Legal Smart Channel - Gaya Hidup Cerdas Hukum

  • Arief

    Dalam UU kepabeanan disampaikan bahwa kewajiban menyimpan dokumen harus 10 Th, behgitu juga di UU lain Dalam prakteknya : 1. Tidak ada kepastian tentang kapan dokumen harus disimpan, karnea dalam beberapa aplikasi mensyratkan bahwa untuk administrasi penyelesaian satu barang harus menyertakan dokumen pemasukan atas barang tersebut (dokumen asal), sehingga meski kami telah diaudit dan kewajiban kami telah penuhi kewajiban untuk menyimpan dokumen tersebut masih tetap melekat dan tentunya rancu dengan kewajiban menyimpan dokumen selama 10 Th karena logikannya kewajiban semua sudah terpenuhi tetapi menyimpan dokumen masih tetap jalan sampai batas waktu yang tidak terbatas PERTANYAANNYA 1. Apakah atas barang dan dokumen yang melebihi 10 th boleh saya musnahkan ? mengingat dalam UU hanya menyebut kewajiban menyimpan 10 Th 2. Jika sudah musnah, kemudian dari instansi lain meminta dok tersebut untuk kerperluan hukum, apakah saya bisa menolak permintaan tersebut dengan argumen kewajiban menyimpan hanya 10 Th ? mohon kiranya penjelasan yang diberikan jg berdasar pd aturan, sebelumnya kami sampaikan terima kasih

  • Dijawab Oleh -

    Oleh: Giyanto, S.H., M.H. (Penyuluh Hukum Madya). Saudara penanya yang kami hormati; Berdasakan pertanyan Saudara dapat kami jelaskan sebagai berikut: 1. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (“Undang-Undang Dokumen Perusahaan”) telah mulai berlaku dan diundangkan sejak tahun 1997. Undang-Undang Dokumen Perusahaan tersebut mencabut ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang dan segala ketentuan perundang-undangan yang bertentangan dengan Undang-Undang Dokumen Perusahaan. Undang-Undang Dokumen Perusahaan mengatur tentang dokumen perusahaan, termasuk pengalihan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. Dengan berlakunya Undang-Undang Dokumen Perusahaan, maka pengaturan mengenai penyimpanan dokumen menjadi lebih singkat dan ketentuan mengenai pemusnahan dokumen ditentukan sendiri oleh pimpinan perusahaan. Hal ini menjadikan perusahahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud dengan dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (“Dokumen Perusahaan”). Dokumen Perusahaan terdiri dari: a. Dokumen keuangan terdiri dari: 1. catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan suatu perusahaan. Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan dan apabila peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. 2. bukti pembukuan yang terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal. 3. data pendukung administrasi keuangan, merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan. Dokumen-dokumen tersebut di atas merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan dan wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kecuali untuk data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. b. Dokumen lainnya Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. Jangka waktu penyimpanan dokumen ini ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Dalam rangka kemajuan teknologi, maka Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan dokumen yang dimuat di dalamnya tetap dianggap sebagai alat bukti yang sah. Pengalihan tersebut wajib untuk dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. Pengaturan mengenai pemusnahan dokumen keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan tersebut atau pejabat lain yang ditunjuk bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan/atau pihak ketiga sebagai akibat dari pemusnahan Dokumen Perusahaan, dalam hal: pemusnahan Dokumen Perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu penyimpanan; atau pemusnahan Dokumen Perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa Dokumen Perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. Lebih lanjut dalam Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan Pemindahan, Penyerahan, Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan ; Pasal 17 Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Pasal 18 (1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. (2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat : a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan; b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan. (3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan. Pasal 19 (1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. (2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi. (3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal : a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. Contoh : Jenis/series arsip Retensi Keterangan Operasional Transaksi / Keuangan Perbankan a. Kegiatan yang berkaitan dengan operasional transaksi/keuangan perbankan, antara lain: - Catatan terdiri neraca tahunan dan perhitungan laba rugi tahunan; - Bukti Pembukuan (contoh: deal ticket, cek, bilyet giro, surat perintah bayar, nota debet, nota kredit, slip penarikan, slip penyetoran); - Data Pendukung Administrasi Keuangan yang merupakan bagian dari Bukti Pembukuan (contoh: surat perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian) - Perpajakan; - Bea Materai. b. Laporan Tahunan (Annual Report) b. Laporan Tahunan (Annual Report) 10 tahun 10 Tahun Musnah Pernmanen 2. Instansi yang dapat meminta atau meminjam dokumen dimaksud tentunya dokumen yang berkaitan dengan akta hal ini dari notaris maupun dari instansi pemerintah yang berkaitan dengan akta tersebut, hal lain dokumen yang berkaitan perpajakan dan badan badan pengawas yang berhubungan langsung maupun tidak langsung terhadap badan hukum dimaksud. Missal; OJK, BI, LC, perpajakan, perijinan dan lain sebagainya Demikian yang dapat kami sampaikan bermanfaat